Die 5 grössten Fehler beim Recruiting in der Arztpraxis

…und wie du sie vermeidest

Mitarbeiter sind nach Deinen eigenen fachlichen und persönlichen Qualifikationen die zweitwichtigste Ressource Deiner Praxis. Sie prägen den ersten Eindruck, den Patienten von Dir haben, und entscheiden mit, ob Abläufe rund laufen oder ständig ins Stocken geraten. Trotzdem machen viele Ärzte beim Recruiting dieselben Fehler – mit teuren Folgen: Unzufriedenheit im Team, hohe Fluktuation, lange Einarbeitungszeiten.

Hier erfährst Du die 5 größten Fehler beim Recruiting in der Arztpraxis – und wie Du sie vermeidest.

Fehler 1: Keine klare Definition der Rolle

Viele Ärzte suchen „irgendjemanden mit Erfahrung“ oder „eine sympathische MFA“ für die Praxis – ohne vorher genau festgelegt zu haben, welche konkreten Eigenschaften diese Rolle eigentlich verlangt.

Ergebnis: Unklare Erwartungen, Missverständnisse und Mitarbeiter, die sich entweder überfordert oder unterfordert fühlen, oder im schlimmsten Fall völlig falsche Prioritäten setzen und sich niemals so in ihre Rolle einfinden, wie gewünscht.

So machst du es besser: Definiere glasklar, welche Aufgaben die Stelle umfasst, welche Fachkenntnisse erforderlich sind und welche Soft Skills unverzichtbar sind. Nur mit einem präzisen Anforderungsprofil kannst Du die passende Person finden.

Fehler 2: Metaprogramme ignorieren

Die meisten schauen auf Abschlüsse und Berufserfahrung – aber nicht darauf, wie ein Bewerber denkt und handelt. Genau hier kommen Metaprogramme ins Spiel: unbewusste Denk- und Verhaltensmuster, die bestimmen, wie jemand Informationen verarbeitet, Entscheidungen trifft und in bestimmten Situationen reagiert.

Wenn die Metaprogramme nicht zu den Anforderungen der Stelle passen, entstehen Missverständnisse, Ineffizienz und Konflikte – auch wenn die Person fachlich eigentlich geeignet wäre.

Hier sind die 9 wichtigsten Metaprogramme für das Recruiting in Arztpraxen:

1. Detailorientierung vs. Überblick

• Globale Denker brauchen eine Übersicht und Strategie. Detailorientierte Denker wollen Details, Zahlen, Fakten. Abrechnungskräfte brauchen höchste Genauigkeit. Eine Praxisleitung braucht beides.
• Lerne Deine eigene Ausprägung auf der Skala kennen– brauchst du zuerst einmal den Überblick, oder beginnst du immer mit den Details? Wenn du nicht beides kannst – Überblick und Details – dann hole Dir jemanden mit der gegenteiligen Ausprägung zu Deiner Unterstützung.

2. Menschenorientiert vs. Aufgabenorientiert

Empfangsmitarbeiter müssen empathisch und patientennah sein. In der Verwaltung zählen eher Strukturen und Aufgabenorientierung. Für die Arztpraxis brauchst du Mitarbeiter, die gut auf Menschen eingehen können, aber auch ihre Aufgaben immer im Blick haben.

3. Proaktiv vs. Reaktiv

Proaktive Mitarbeiter erkennen Probleme früh und handeln selbstständig. Reaktive Mitarbeiter sind stark darin, auf Situationen wie Anrufe oder Patientenanliegen schnell zu reagieren. Wenn du eine Reinigungskraft suchst, dann brauchst du eine Person, die proaktiv ist. Suchst Du hingegen jemanden für den Empfang und die Kommunikation, ist jemand auf der anderen Seite der Skala besser, denn diese Person nimmt sich Zeit, denkt in Ruhe nach und verlässt nicht ihren Arbeitsplatz, wenn gerade ein paar Minuten weniger los ist.

4. Hin-zu vs. Weg-von

„Hin-zu“-Menschen orientieren sich an Zielen und Chancen. „Weg-von“-Menschen wollen Probleme vermeiden. Am Empfang sind „Hin-zu“-Typen oft motivierender, während „Weg-von“-Typen z. B. im Hygienemanagement hilfreich sein können, weil sie die Probleme sehen.

5. Optionen vs. Prozeduren

Optionen-Typen lieben Flexibilität und neue Möglichkeiten. Prozeduren-Typen fühlen sich wohl, wenn klare Abläufe vorgegeben sind. Achte beim Einstellen von MFAs sehr gut darauf, dass die Ausprägung eher im Bereich der Prozessorientierung (Prozeduren) liegt. Ausgeprägt Options-orientierte Menschen finden Routine langweilig und sind oft sehr „kreativ“ in der Auslegung ihrer täglichen Arbeitsaufgaben.

6. Internale vs. externale Referenz

Internale Mitarbeiter orientieren sich stark an eigenen Maßstäben („Ich weiß, dass ich gute Arbeit leiste“). Externale suchen Feedback und Orientierung von außen. Mitarbeiter mit externer Referenz sind oft leichter zu lenken, weil es sie ehrlich interessiert, was man über ihre Leistung denkt. Mitarbeiter mit überwiegend interner Referenz lehnen Feedback eher ab. Stelle daher keine Mitarbeiter ein, die eine sehr ausgeprägte interne Referenz haben, es sei denn, die Person hat in ihrem Tätigkeitsfeld höhere Kompetenzen als Du.

7. Vergangenheit vs. Gegenwart vs. Zukunft

Manche fokussieren sich stark auf Tradition und Erfahrung (Vergangenheit), andere auf aktuelle Aufgaben (Gegenwart) oder auf das, was man noch erreichen kann (Zukunft). Für langfristige Projekte sind Zukunftstypen wertvoll, im Tagesgeschäft Gegenwartstypen. Menschen, die in ihren Gedanken überwiegend in der Vergangenheit verhaftet sind (früher war alles besser) sind oft nicht so gut darin, neue Technologien zu verwenden.

8. Ähnlichkeiten vs. Unterschiede

Ähnlichkeitsmenschen (Matcher) suchen Gemeinsamkeiten und Harmonie („Das ist wie beim letzten Mal“). Unterschiedsdenker (Mismatcher) erkennen sofort Abweichungen und Fehler. Für Qualitätskontrolle sind Mismatcher Gold wert, in der Kommunikation mit Menschen brauchst du Matcher.

9. Selbst vs. Andere

Selbstorientierte Mitarbeiter achten vor allem auf ihre eigenen Bedürfnisse und Karriere. Andere-orientierte stellen das Team und die Patienten in den Vordergrund. Beides ist wertvoll – die Mischung macht’s. Im medizinischen Bereich wirst du überwiegend auf Menschen treffen, denen andere mindestens genauso wichtig sind wie sie selbst. Achte auf eine ausgewogene Mischung bei deinen Kandidaten – so beugst du Egoismus und Burnout vor.

Ergebnis: Wenn Du Metaprogramme ignorierst kann es passieren, dass die Mitarbeiter bemerken, dass sie die in sie gesteckten Anforderungen nicht erfüllen können. Ein Mitarbeiter, der ein „Detail-Sucher“ ist, wird in einer schnelllebigen, kommunikativen Rolle am Empfang unglücklich und ineffizient sein, in der Bearbeitung von Befunden jedoch aufblühen.

So machst Du es besser: Überlege vor der Stellenausschreibung, welche Metaprogramme die Rolle wirklich verlangt. Teste sie im Gespräch, indem Du fragst: „Wie gehst Du normalerweise vor, wenn …?“ oder „Was war Dir in Deinem letzten Job besonders wichtig?“ – die Antworten verraten, wie jemand denkt.

Fehler 3: Den Lebenslauf nur oberflächlich lesen

Ein Lebenslauf ist mehr als eine Liste. Wer nur auf Abschlüsse schaut, übersieht entscheidende Hinweise.

• Viele Wechsel = mögliche Anpassungsschwierigkeiten oder völlig auf dem falschen Dampfer unterwegs
• Entwicklungslinien = Verantwortung übernommen oder nicht
• Brüche = manchmal Chancen, manchmal Warnsignale
• Engagement = Hinweise auf Werte und Motivation

Ergebnis: Du stellst jemanden ein, der auf dem Papier passt, aber im Alltag enttäuscht.

So machst du es besser: Lies zwischen den Zeilen. Achte darauf, wie sich jemand entwickelt hat, ob Stabilität vorhanden ist und welche Entwicklungen im Lebenslauf sichtbar werden oder fehlen.

Fehler 4: Werte nicht abgleichen

Ein Mitarbeiter kann fachlich top sein – wenn die Werte nicht zu Deiner Praxis passen, wird es nicht funktionieren. Gerade Wertkonflikte sind die Basis für emotionalen Sprengstoff.

Ergebnis: Reibungen, Konflikte, Frust auf beiden Seiten.

So machst Du es besser: Definiere die Werte Deiner Praxis (z. B. Empathie, Exzellenz, Weiterentwicklung, Pünktlichkeit). Höre im Gespräch genau hin, welche Werte für den Bewerber wichtig sind. Nur wenn die Bewerber zu Dir und Deiner Kultur passen, entsteht langfristige Harmonie und Leistung.

Fehler 5: Zu wenig Ressourcen ins Recruiting investieren

Viele Ärzte hoffen, dass Recruiting „nebenbei“ klappt. Sie nehmen sich ein paar Minuten pro Woche, stellen eine kostenlose Anzeige online – und wundern sich, dass kaum gute Bewerber kommen.

Ergebnis: zu wenig Bewerbungen, die Qualität der Bewerber passt nicht und schlechte Besetzungen.

So machst Du es besser: Sieh Recruiting als strategische Führungsaufgabe. Plane Zeit ein, investiere in Stellenanzeigen und Plattformen, und delegiere die Suche nur an wirklich fähige Mitarbeiter – wenn überhaupt. Gute Mitarbeiter sind die zweitwertvollste Ressource Deiner Praxis. Also musst Du bereit sein, auch Ressourcen einzusetzen, um sie zu finden.

Bonus: Recruiting und die Agentur-Theorie in der Praxis

Ein oft übersehener Aspekt beim Recruiting ist die Agentur-Theorie. Sie beschreibt das Spannungsverhältnis zwischen Prinzipal (Dir als Praxisinhaber) und Agent (Deinen Mitarbeitern). Als Prinzipal vertraust Du darauf, dass Deine Mitarbeiter im besten Interesse der Praxis handeln. Gleichzeitig haben Mitarbeiter eigene Interessen, Werte und Ziele – und diese stimmen nicht immer automatisch mit Deinen überein.

Genau deshalb ist Recruiting so entscheidend: Schon bei der Auswahl musst Du prüfen, ob die Person wirklich Deine Ziele teilt, ob sie sich mit Deinen Werten identifiziert und ob sie bereit ist, im Sinne der Praxis Verantwortung zu übernehmen.

Wenn dieser Abgleich nicht gelingt, entstehen Agenturkosten: Kontrollaufwand, Konflikte, Reibungsverluste. Wenn er gelingt, entsteht Vertrauen, Eigenverantwortung und eine Praxis, die von innen heraus stabil läuft.

Fazit: Recruiting ist angewandte Agentur-Theorie

Je klarer Du Rollen, Erwartungen und Werte definierst, desto geringer werden die Reibungsverluste – und desto mehr Energie bleibt für das, was wirklich zählt: medizinische Exzellenz und Wachstum Deiner Praxis.