Vom Arzt zum erfolgreichen Unternehmer

Vom Arzt zum Unternehmer

Der Weg von der ärztlichen Fachkraft hin zu Führungskraft, Entrepreneur und Gestalter ist spannend, aber sehr herausfordernd. Plötzlich sind viel mehr Themen wichtig, ja überlebenswichtig, als die medizinische Kompetenz. Unternehmertum erfordert die richtigen Einstellungen zu Geld und Erfolg, Zahlenverständnis, Kenntnisse in Personalauswahl und -führung, die Fähigkeit, Ordnung in das Chaos zu bringen und strategisches Denken.

Natürlich geht es dir darum, deine Patienten bestmöglich zu versorgen. Genauso wichtig ist es jedoch, gut für dich selbst und deine Familie zu sorgen. Die eigene Praxis soll dir dazu dienen, dein Traumleben zu verwirklichen. Es geht nicht nur um die Patienten, oder nur um dich. Entweder-oder-Denken ist für arme Menschen. Reiche Menschen denken immer sowohl-als-auch. Manche machen sich selbständig mit dem Ziel, endlich wieder Zeit und Energie für die Kinder und die Beziehung zu haben. Andere wünschen sich ausgedehnte Urlaube und Reisen ohne finanzielle und zeitliche Einschränkungen. Wer bei der Auswahl seines Urlaubsdomizils auf die Preise achten muss, ist noch nicht am Ziel angekommen. Es muss ja nicht immer Hummer sein, aber die Top-50-Restaurants dieser Erde sind alle einen Besuch wert.

Kurz gesagt, muss die eigene Praxis 3 Dinge für dich tun:

• Dir Arbeitszeiten ermöglichen, zu denen du gerne arbeitest
• Dein Einkommen von Quartal zu Quartal erhöhen
• Deine Gesundheit und deinen Energiepegel verbessern, damit du dein Leben möglichst lange genießen kannst.

In diesem Artikel zeige ich dir:

• Welche Einstellungen hilfreich sind
• wie dein Geldmindset wirkt
• wie du Gewinn erzielst und Fixkosten niedrig hältst
• wieviel Personal sinnvoll ist
• welche Aufgabenbereiche du meistern musst
• wie du deine Aufgaben effizient erledigst

1. Unternehmer- und Geld-Mindset

Vom Helfer zum Gestalter

Als Arzt ist Deine Identität oft stark geprägt vom Helfen, vom Dienst an den Patienten. Ärzte kümmern sich im medizinischen Dienst um Ihre Patienten, die in der Klinik versorgt werden, ohne dafür bezahlen zu müssen. Dass das Ganze die Beitragszahler und die Steuerzahler eine ordentliche Menge Geld kostet, ist in der täglichen Arbeit mit den Patienten kein Thema. Kliniken sind große Organisationen, in der viele Funktionen von unterschiedlichen Abteilungen erledigt werden. Das geht weit über die Pflege und die Hygiene hinaus – Abrechnung mit den Kassen, Buchführung, Personalverrechnung und vieles mehr werden von Fachabteilungen erledigt. In der Selbständigkeit kannst und sollst Du nicht alles selbst machen. Du brauchst in manchen Bereichen Unterstützung von Experten wie zum Beispiel einem Steuerberater.

Wenn du Unternehmer wirst, brauchst du neben Deiner Rolle als Mediziner auch die Rolle des Gestalters, Entscheiders, Strategen. Du entscheidest darüber:

• welche Leistungen Du anbietest
• in welcher Qualität, zu welchem Preis und mit welchem Anspruch
• wie Du Praxisorganisation & Prozesse gestaltest
• wie du dich positionierst gegenüber Kollegen

Das heißt: Du brauchst Vision, Selbstvertrauen und Bereitschaft, Verantwortung zu tragen — nicht nur medizinisch, sondern auch wirtschaftlich.

Die Einstellung zu Geld – Beziehung zu Gewinn und Risiko

Ein gesundes Geldmindset bedeutet:

• zu erkennen, dass Gewinn nicht „gierig sein“ ist, sondern die Voraussetzung, damit die Praxis, die Mitarbeiter, und auch das private Leben gut funktionieren
• den Unterschied zu kennen zwischen dem Maximieren von Cashflow und dem Investieren in bleibende Werte
• zu verstehen, dass auch das Praxismarketing, die medizinischen Angebote, die Kommunikation mit den Patienten und das Team ständig weiterentwickelt werden müssen
• zu verstehen, dass laufend Investitionen (Zeit, Geld, Energie) nötig sind
• Risikobewusstsein: z. B. bei großen Anschaffungen oder Expansion muss klar sein, wie du Rücklagen aufbaust und wie lange Amortisation dauert
• Investitionen in die Weiterentwicklung Deiner Praxis müssen mehr Ertrag bringen als Wertpapiere.
• Wenn Du ein System aufbaust, das auch ohne Dich läuft und für andere wertvoll ist, wirst Du außergewöhnliche Werte schaffen.

Beispiel Fehlinvestitionen: Viele Kliniken / Praxen haben Geräte gekauft, ohne genau zu überlegen, ob deren Auslastung und der Ertrag pro Zeiteinheit hoch genug sind, um die Kosten zu tragen.

Beispiel Cashflow vs. Werte: Nicht wenige Ärzte verdienen ordentlich Geld und geben es für private Zwecke aus. Sie versäumen es, ein System zu entwickeln, das außergewöhnliche Werte schafft. Daraus folgt, dass sie immer weiter selbst arbeiten müssen, um ihren Geldfluss am Laufen zu halten.

2. Wie erziele ich Gewinn – und wie vermeide ich zu hohe Fixkosten?

Gewinn festlegen & Kosten deckeln

Gewinn = Umsatz minus Kosten (fix & variabel). Aber wichtiger ist die Reihenfolge:

• Ermittle zuerst Deinen Umsatz: Patientenzeit x Ø Stundensatz
• Lege danach fest, wie viel Gewinn Du machen willst
• Umsatz minus Gewinn = Kosten; dieser Wert deckelt deine Kosten

Leistungen und Preise optimieren

Die von dir angebotenen Leistungen bestimmen unter anderem, viel hoch dein Stundensatz sein wird. Der Stundensatz ist neben der Arbeitszeit dein einziger Gewinntreiber, daher sollte er immer weiter steigen.

• Einnahmen kennen & maximieren: Welche Leistungen bringen wieviel? Welche Patientenzahlen sind realistisch? Welche Zusatzleistungen für Privatpatienten, kannst du anbieten?
• Preisklarheit: Wie viel muss Deine Leistung kosten? Welchen Stundensatz erzielst Du im Schnitt? Wie entwickelt sich Dein durchschnittlicher Stundensatz?

Fixkosten niedrig halten

Fixkosten sind die Kosten, die unabhängig von deiner Auslastung anfallen: Miete, Kreditraten, Personal (Grundbesetzung), Versicherungen, Leasingraten, Softwarelizenzen etc.

Tipps zur Vermeidung zu hoher Fixkosten

1. Raumgröße & Standort prüfen: Miete ist oft einer der größten Posten. Standortwahl vs. Mietkosten abwägen. (hierzu habe ich die Checkliste „Kauf oder Miete Arztpraxis“ erstellt. Diese findest du kostenlos im Downloadbereich des Buches „Selbstbestimmt und erfolgreich in der eigenen Praxis“.
2. Personal-Grundgerüst klein halten: Nur so viele fix angestellte Mitarbeiter, wie wirtschaftlich sinnvoll. Für Spitzenzeiten und Urlaubsvertretungen studentische Hilfskräfte einsetzen.
3. Medizinische Geräte: Wird sich das Gerät in absehbarer Zeit amortisieren? Brauchst Du das Gerät von Anfang an oder kannst Du es später anschaffen, wenn du größere Cash-Überschüsse machst?
4. Variable Kosten optimieren: Verbrauchsmaterialien, Versorgungsverträge, Strom, Reinigung etc. regelmäßig prüfen und ggf. neu verhandeln.
5. Technologie & Digitalisierung: Sinnvolle Tools, die Prozesse automatisieren (Terminbuchung, Abrechnung, Dokumentation), sparen oft deutlich mehr als sie kosten.
6. Liquiditätsplanung und Rücklagen: Gewinn ist ein rein rechnerischer Wert. Die Zahl allein ist wenig aussagekräftig, vor allem wenn die Liquidität zu knapp ist. Denke an längere Urlaube und Fortbildungen, in denen alle Kosten weiterlaufen, aber kein Umsatz reinkommt.

3. Wie viel Personal brauche ich? Aufgabenbereiche & Verantwortlichkeiten

Personalbedarf

Mitarbeiter werden oft nur als Kostenfaktor betrachtet. Diese Ansicht führt jedoch zu falschen Entscheidungen. Alle Mitarbeiter nehmen dir als hochqualifizierte Fachkraft Tätigkeiten ab, die nicht deiner Gehaltsklasse entsprechen. Angenommen, dein durchschnittlicher Stundensatz liegt bei ≤ € 400,-, dann sollten Deine Mitarbeiter (fast) alle Tätigkeiten erledigen, die keine € 400,- pro Stunde bringen. MFAs bzw. Assistentinnen kosten ein zwanzigstel Deiner produktiven Leistung pro Stunde, nutze diese Ressource gut.

Die Frage „Wie viele Mitarbeitende brauche ich?“ hängt von folgenden Faktoren ab:

• deinem Leistungsspektrum (Standarduntersuchungen, Spezialleistungen, Zusatzangebote)
• Öffnungszeiten und Wochenstunden
• Auslastung (z. B. wie viele Patienten/Leistungseinheiten pro Tag)
• administrativen Aufgaben (Rezeption, Abrechnung, Dokumentation, Marketing etc.)
• Kommunikationsaufwand pro Patient (E-Mail, Telefon und persönlich)

Ein paar Faustzahlen oder Beispiele:

• Für eine kleine Einzelpraxis evtl. 1–2 Helferinnen / Ordinationsassistentinnen + ggf. Teilzeitkräfte
• Wenn Spezialleistungen oder Diagnostik angeboten werden (z. B. bildgebende Verfahren, Labore), zusätzliche Fachkräfte benötigt
• Bei hoher Patientenzahl ggf. mehrere Personen für Empfang und Abrechnung, Kommunikation per E-Mail und Telefon und medizinische Leistungen wie Blutabnahme und Labor

Aufgabenbereiche, die auf dich zukommen

Wenn du niedergelassen bist, fallen diese Aufgabenbereiche an:

BEREICH	TYPISCHE AUFGABEN
Medizinische Versorgung	Diagnostik, Therapie, Betreuung der Patienten
Strategie / Positionierung	Standortwahl, Positionierung und Differenzierung, Leistungsauswahl und -optimierung
Finanzen / Controlling	Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben, Liquidität, Kennzahlen, Budgetplanung, Personalverrechnung
Personalführung	Einstellung, Onboarding, Führung, Weiterbildung, Motivation, Feedbackgespräche, Teammeetings
Marketing / Patientenakquise	Reichweite online / offline, Customer Retention
Organisation / Planung	Terminmanagement, Software, Optimierung der Arbeitsabläufe, Dokumentation
Qualitätsmanagement / Recht / Compliance	Hygiene, Datenschutz, gesetzliche Vorschriften
Einkauf / Logistik	Verbrauchsmaterial, Gerätschaften, Wartung, Inventarpflege

4. Strukturierung der Arbeit – wie gestalte ich meinen Praxisalltag sinnvoll

Warum eine unstrukturierte To-do-Liste ein Tool aus der Hölle ist

Viele Ärztinnen und Ärzte kennen das: Stapel mit Unterlagen auf dem Schreibtisch, eine To-do-Liste, die nie kürzer wird – und das Gefühl, permanent beschäftigt zu sein, aber nicht wirklich voranzukommen. Miriam Mottl, Ärztin und Unternehmerin, beschreibt das treffend:

„Ich dachte anfangs – 20 Stunden Praxiszeit und ein bisschen mehr (1–2 Stunden die Woche) werden schon reichen. Naja, ich wurde schnell eines Besseren belehrt. Erst als ich meine Tätigkeiten in klare Blöcke gegliedert habe, kam wieder Ruhe und Struktur in meinen Alltag – und Zeit für die Familie.“

Der Denkfehler hinter der klassen To-do-Liste

Eine unstrukturierte To-do-Liste mischt alle Themen durcheinander – von der Buchhaltung über Personalfragen bis zu Marketingideen. Das Problem: Diese Aufgaben aktivieren im Gehirn unterschiedliche Areale. Das ständige Hin- und Herspringen zwischen Themen kostet Zeit, Energie und Fokus.

Die Lösung: Statt einer endlosen Liste solltest du deine Aufgaben in thematische Blöcke einteilen und diese zeitlich bündeln. Wenn du zum Beispiel einmal pro Woche gezielt an deiner Reichweite arbeitest, kannst du alle damit verbundenen Aufgaben am Stück erledigen. Das Gehirn hat sich dann schon auf das Thema eingestellt – du arbeitest effizienter, konzentrierter und schneller.

Die sechs Arbeitsfelder einer modernen Arztpraxis

Diese Struktur hat sich in der Praxis bewährt. Du kannst sie selbstverständlich an deine Situation anpassen oder erweitern.

ARBEITSFELD	BEDEUTUNG
🟦 Praxis	Zeit mit Patienten – Ihre Kernleistung und wichtigste Einnahmequelle
⏹️ Dokumentation	Alles, was mit der Sprechstunde in Verbindung steht, aber nicht vergütet wird
🟩 Team	Führung, Kommunikation, Besprechungen, Aufgabenverteilung
🟪 Office	Organisation, Buchhaltung, Rechnungen, Verwaltung
🟥 Reichweite	Sichtbarkeit, Expertenstatus, Öffentlichkeitsarbeit
🟧 Fortbildung	Fachliche und persönliche Weiterentwicklung

Beispielhafte Wochenstruktur – 30 Stunden Arbeitszeit

Ziel: 20 Stunden Sprechstunde + 10 Stunden unternehmerische Arbeit
Prinzip: Klare Themenblöcke, keine Mischformen, feste Wiederholungen

Montag	08:00 – 12:00	🟦 Praxis Sprechstunde mit Patienten
	12:00 – 12:30	⏹️ Dokumentation Arztbriefe, Befunde, Nachbereitung
	14:00 – 16:00	🟪 Office Rechnungen, Buchhaltung, Abrechnung, administrative Aufgaben
	16:00 – 16:30	🟩 Team Wochenstart, Aufgabenverteilung, kurze Teambesprechung
Dienstag	08:00 – 12:00	🟦 Praxis Sprechstunde
	12:00 – 12:30	⏹️ Dokumentation Befundnachträge, E-Mails
	14:00 – 16:00	🟥 Reichweite Social Media, Blog, Website, Fachartikel
Mittwoch	08:00 – 12:00	🟦 Praxis Sprechstunde
	12:00 – 12:30	⏹️ Dokumentation Arztbriefe, Überweisungen
	14:00 – 15:30	🟧 Fortbildung Online-Seminar, Fachliteratur, Fallbesprechung
Donnerstag	08:00 – 12:00	🟦 Praxis Sprechstunde
	12:00 – 12:30	⏹️ Dokumentation Nachbereitung der Vormittagssprechstunde
	14:00 – 16:00	🟩 Team Mitarbeitergespräch, Prozessoptimierung, Personalplanung
Freitag	08:00 – 12:00	🟦 Praxis Sprechstunde
	12:00 – 12:30	⏹️ Dokumentation Wochenabschluss, To-do-Check
	14:00 – 16:00	🟥 Reichweite Netzwerkpflege, Kooperationen, Marketingstrategie, Content für nächste Woche

Wochenübersicht nach Themenblöcken

THEMENBLOCK / GESAMTZEIT	INHALT
🟦 Praxis / 20 Stunden	Sprechstundenzeit (Einnahmequelle)
⏹️ Dokumentation / 2,5 Stunden	Nachbereitung, Arztbriefe, Befunde
🟩 Team / 2 Stunden	Meetings, Führung, Kommunikation
🟪 Office / 2 Stunden	Buchhaltung, Rechnungen, Verwaltung
🟥 Reichweite / 4 Stunden	Sichtbarkeit, Marketing, Netzwerk
🟧 Fortbildung / 1,5 Stunden	Weiterbildung, Kongresse, Online-Seminare
Gesamt: ca. 32 Stunden	realistische 30-Stunden-Woche inkl. Puffer

Praxistipps für die Umsetzung

1. Fixe Zeitfenster einplanen:

Behandle Deine nicht-medizinischen Arbeitsblöcke mit der gleichen Verbindlichkeit wie Sprechstunden.

2. Blockarbeit statt Multitasking:

Vermeide es, zwischen Patientenzeit und Verwaltung hin- und herzuwechseln. Das kostet Fokus und Energie.

3. Ritualisiere Deine Wochenstruktur:

Nach zwei bis drei Wochen merkt sich Dein Gehirn den Rhythmus. Die Blöcke laufen automatisch – ohne jedes Mal neu planen zu müssen.

4. Lasse Dich nicht stören:

Visualisiere Deinen Wochenplan und hänge ihn in der Praxis aus, gut sichtbar für die Mitarbeiter. Gib an, für welche Arbeitsblöcke Du absolute Ruhe brauchst, dann wissen deine Mitarbeiter, wann Du nicht gestört werden darfst.

5. Freitag Nachmittag = Unternehmerzeit:

Ideal für Reflexion, strategische Planung und Content-Produktion.

6. Einmal pro Monat:

Reserviere einen halben Tag für Strategie oder Finanzüberblick– so behältst du den Überblick über Kosten, Gewinne und Ziele.

5. Stolpersteine & wie du sie vermeiden kannst

• Überinvestition: Zu große Geräte oder zu viele Räume zu früh mieten führt zu hohen Fixkosten, die schwer zu tragen sind.
• Personalblähung: Wenn du mehr Personal einstellst, als du mit Auslastung und Umsatz zuverlässig finanzieren kannst.
• Mangelhafte Liquidität: Nicht genug Rücklagen; unregelmäßige Zahlungseingänge; lange Zahlungsziele bei Kostenträgern etc.
• Unklare Positionierung: Wenn du versucht, „alles für alle“ zu sein, statt eine Spezialität oder ein klares Profil zu haben.
• Management als nachträglicher Gedanke: Wenn du dich fast ausschließlich auf „Arztsein“ konzentrierst und unternehmerische Aufgaben hinten anstellst führt das zu Chaos, Stress, Ineffizienz.

6. Schritte, wie du jetzt starten kannst

Hier sind konkrete Schritte auf dem Weg „Vom Arzt zum Unternehmer“:

1. Selbstreflexion: Was sind deine Werte, Vision, wie soll deine Praxis in 3-5 Jahren aussehen?
2. Kosten & Umsatz klar ermitteln: Mach eine vollständige Kostenrechnung und prüfe, wieviel Umsatz du brauchst, um deinen Lebensunterhalt + Praxisbetrieb + Liquiditätspuffer abzudecken.
3. Fixkosten prüfen & optimieren: Wo kannst du sparen, was ist notwendig?
4. Personalbedarf planen: Welche Aufgaben kannst du delegieren? Welche Mitarbeiter brauchst du, und mit welcher Qualifikation?
5. Struktur & Prozesse aufbauen: Standardabläufe, Tools, Checklisten, Software zur Unterstützung.
6. Kontinuierliche Kontrolle & Anpassung: Regelmäßige Kennzahlen kontrollieren, Feedback einholen, anpassen.

Fazit:

Der Wechsel von „nur Arzt“ zu „Arzt-Unternehmer“ bedeutet mehr Verantwortung – aber auch viel Gestaltungspotenzial. Wenn du

• dein unternehmerisches Denken aktiv entwickelst,
• deine Kosten im Griff hast,
• das bestmögliche Personal anstellst und sinnvoll einsetzt und
• deine Arbeit strukturiert organisierst

kannst du nicht nur deine Praxis absichern, sondern sie auch immer weiter wachsen lassen – wirtschaftlich, persönlich und professionell.